Списание дебиторской и кредиторской задолженности

Строчка «Списание дебиторской и кредиторской задолженности» должна раскрываться и содержать следующий текст.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности

Ирина Алексеева, аудитор

1. Понятие дебиторской задолженности, виды.

Дебиторская задолженность – сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических и (или) физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними.

В бухгалтерском учете под дебиторской задолженностью, как правило, понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав.

Понятия объектов гражданских приводится в статье 128 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Следовательно, право на получение дебиторской задолженности является имущественным правом, а сама дебиторская задолженность является частью имущества организации.

Вот почему, когда мы покупаем дебиторскую задолженность, то отражаем её в бухгалтерском учёте как имущественное право.

Дебиторская задолженность представляет собой имущественные требования организации к юридическим и физическим лицам, которые являются ее должниками.

Дебиторскую задолженность можно подразделить на нормальную и просроченную дебиторскую задолженность.

Задолженность за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил, но право собственности уже перешло к покупателю; либо поставщику (подрядчику, исполнителю) перечислен аванс за поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) – это нормальная дебиторская задолженность.

Задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок, не возвращённые в срок займы и ссуды представляет собой просроченную дебиторскую задолженность.

Например, по условиям договора предусмотрена отсрочка платежа в размере 30 дней со дня получения выставленного Поставщиком документа (накладной, акта, счета-фактуры). Если отгрузка продукции осуществлена 1 июня 2012 года, то задолженность по данной отгрузке должна быть оплачена в первых числах июля. В случае неоплаты данной задолженности в первых числах июля, такая задолженность будет считаться уже просроченной.

В Налоговом кодексе Российской Федерации (далее НК РФ) отсутствует понятие просроченной дебиторской задолженности. В НК РФ приведены понятия сомнительной и безнадежной задолженности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 266 Налогового кодекса Российской Федерации «сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией».

Согласно пункту 2 статьи 266 НК РФ «безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации».

Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, может образоваться вследствие:

– ликвидации должника;

– банкротства должника;

– истечения срока исковой давности без подтверждения задолженности со стороны должника;

– недостаточность наличия денежных средств на счетах в «проблемном» банке. Здесь возможны два варианта:

Ø во-первых, если после вынесения арбитражным судом постановления о ликвидации банка денежных средств для погашения дебиторской задолженности не хватает, то такая дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию и соответственно подлежит списанию на финансовые результаты;

Ø во-вторых, если вместо ликвидации банка предусматривается его реструктуризация, то организация может создать резерв по сомнительным долгам и ждать восстановления банком платежеспособности;

– невозможности взыскания судебным приставом – исполнителем по решению суда суммы долга (например, имущество организации находится на праве оперативного управления).

В зависимости от предполагаемых сроков погашения дебиторская задолженность подразделяется на:

— краткосрочную (погашение которой ожидается в течение года после отгрузки продукции, выполнения работ, оказания услуг);

— долгосрочную (погашение которой ожидается не ранее чем через год и более после отгрузки продукции, выполнения работ, оказания услуг).

Понятия краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности начиная с 2011 года больше необходимы для управленческого учёта. Но в любом случае эти понятия крайне важны для анализа финансового состояния завода в любом отрезке времени.

2. Порядок проведения инвентаризации задолженности.

Для того чтобы учесть дебиторскую задолженность, как в бухгалтерских, так и в налоговых расходах, важно соблюдать все требования, предъявляемые к проведению инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации и документооборот по ней регулируются:

— Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;

— Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно (или не постоянно) действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (
п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Эти документы могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную (
п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

Для оформления процедуры и результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности необходимо применять следующие формы первичной учетной документации:

— 
№ ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»;

— № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»;

— Приложение к форме № ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».

В акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами указываются наименование и номер счета бухгалтерского учета.

При этом числящаяся на балансе задолженность делится на подтвержденную, неподтвержденную и на задолженность с истекшим сроком исковой давности.

В справке к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами указываются следующие сведения:

— наименование и адрес дебитора и кредитора;

— за что числится задолженность и дата ее образования;

— наименование, номер и дата документа, подтверждающего задолженность.

Результаты инвентаризации

По результатам инвентаризации дебиторской задолженности выявляются сомнительные и безнадежные долги покупателей, заказчиков, ссудозаёмщиков, персонала по прочим операциям и т.д. перед организацией.

В бухгалтерском учете сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждённого Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, далее Положение № 34н). Таким образом, по результатам инвентаризации дебиторская задолженность по каждому обязательству с учетом срока погашения и, исходя из условий заключенных договоров, может быть классифицирована как задолженность, по которой срок погашения еще не наступил, или как задолженность, по которой этот срок уже прошел.

То же самое можно сказать и в отношении результатов инвентаризации кредиторской задолженности.

В соответствии с п. 5 ст. 8 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 N 129-ФЗ все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

3. Списание дебиторской задолженности.

Положением № 34н установлено, что дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты.

Признание долга убытком из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Списанная задолженность учитывается в течение пяти лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» с целью наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

Если организация формирует резерв по сомнительным долгам, то невостребованные долги, признанные организацией сомнительными, списываются по дебету счета 63 «Резерв по сомнительным долгам» в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами (60, 62, 68, 76 и др.). Одновременно на указанные суммы дебетуется забалансовый счет 007.

В налоговом учете, если задолженность отвечает критериям безнадежного долга, установленным ст. 266 НК РФ, то может быть учтена в составе внереализационных расходов в соответствии со ст. 265 НК РФ.

Пунктом 1 ст. 272 НК РФ установлено, что при методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Таким образом, датой отнесения дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности на внереализационные расходы будет дата истечения срока исковой давностист. 196 Гражданского кодекса РФ общий срок исковой давности установлен в три года.

Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права.

Согласно 
ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Таким образом, если произошло частичное погашение дебиторской задолженности в 2010 г., то течение срока исковой давности в этом случае начинается заново, начиная с даты частичного погашения.

Соответственно, налогоплательщик, проводя по состоянию на последнюю дату отчетного (налогового) периода инвентаризацию, по ее итогам должен определить сумму дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные ко взысканию, и произвести их списание.

Именно к такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в 
Постановлении от 15.06.2010 N 1574/10 по делу N А56-4354/2009.

При этом содержащееся в данном Постановлении толкование правовых норм является общеобязательным и подлежит применению при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел.

Так, налогоплательщик может учесть в качестве безнадежного долга для целей налогообложения прибыли в соответствующем отчетном (налоговом) периоде 2012 г. безнадежную задолженность с датой возникновения в 2009 г.

Для учета сумм списанной дебиторской задолженности в налоговых расходах суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены:

— договором, в котором указана дата срока платежа;

— актами приемки оказанных услуг (при их оформлении в соответствии с условиями договора);

— платежными поручениями;

— пояснением бухгалтера-исполнителя;

— актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, свидетельствующим о том, что на момент списания указанная задолженность не погашена;

— приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.

Необходимо также отметить, что в случае ликвидации фирмы-должника в целях списания ее задолженности сам процесс ликвидации должен быть подтвержден выпиской из Единого государственного реестра юридических лиц.

Как мы знаем, погашение дебиторской заложенности в виде денежных средств является наилучшим вариантом для предприятия. Однако довольно часто возникают ситуации, когда предприятию приходится обращаться в суд для осуществления возврата дебиторской задолженности. Если суд выносит решение о взыскании дебиторской задолженности, то предприятие получает исполнительный лист и обращается в службу судебных приставов.

Судебный пристав-исполнитель выносит решение о возбуждении исполнительного производства и занимается всей процедурой по взысканию задолженности. Хорошо, когда усилия пристава по взысканию задолженности увенчаются успехом, и должник погасит задолженность. Однако на практике возникают и противоположные ситуации, когда взыскать заложенность не представляется возможным в силу разных причин.

Такая ситуация, например, произошла с задолженностью по ООО «Торговый дом Серовского металлургического завода» у одного из наших клиентов, где мы проводили аудиторскую проверку. Сумма задолженности возникла 09 октября 2002г. и составила 61 795 руб. Судебному исполнителю взыскать данную сумму не удалось. В 2005 году исполнительное производство было окончено и исполнительный лист возвращен на завод. Вся сумма задолженности была списана в расходы в декабре 2009 года. Списанная дебиторская задолженность была так же отражена в налоговом учете в составе внереализационных расходов как безнадежная задолженность так же в 2009 году.

При составлении акта проверки налоговым органом данная сумма была исключена из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль в 2009 году. По мнению налогового органа эту сумму нужно было списать в расходы в 2005 году.

Мы, аудиторы, согласны с таким мнением налоговиков.

Порядок признания расходов при методе начисления, определенный п. 1 ст.272 НК РФ предусматривает, что расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.

Следовательно, названная норма НК РФ не предоставляет налогоплательщику права на произвольный выбор налогового периода, в котором в состав внереализационных расходов включается безнадежная к взысканию задолженность.

Так же в таких ситуациях имеется следующая особенность.

В разъяснениях Минюста России от 25.11.2009 N 16-1893 сказано следующее: «постановление об окончании исполнительного производства» означает, что на определенный момент долг взыскать не удалось, при этом обязательство не прекращается». Значит, акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного документа не являются основанием для признания суммы дебиторской задолженности безнадежным долгом.

Помимо этого необходимо отметить, что в соответствии с п. 4 ст. 46 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» взыскатель в случае возврата ему исполнительного документа имеет право нового предъявления этого документа к исполнению в пределах установленного срока. Данное обстоятельство подтверждает вывод о том, что наличие указанных выше документов не позволяет квалифицировать в целях налогообложения не взысканные суммы как безнадежный долг, поскольку условие, предусмотренное п. 2 ст. 266 НК РФ о прекращении обязательства, не выполняется.

Необходимо отметить, что споры о списании дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль на основании акта судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания и постановления об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного документа ведутся давно.

При этом существуют мнения контролирующих органов и арбитражная практика, обосновывающие различные позиции.

Позиция, согласно которой налогоплательщик имеет право списать такую задолженность в расходы, принимаемые для целей налогообложения по налогу на прибыль, в рассматриваемой ситуации содержится в следующих документах: Письма Минфина России от 22.10.2010 N 03-03-05/230, от 09.08.2010 N 03-03-06/1/533, от 16.08.2010 N 03-03-06/2/146, от 12.04.2010 N 03-03-05/80, Постановления ФАС Центрального округа от 15.12.2009 по делу N А35-4417/07-С10, ФАС Поволжского округа от 15.01.2009 по делу N А55-5612/2008, ФАС Уральского округа от 06.11.2007 N Ф09-8971/07-С3 по делу N А60-3260/07.

Противоположная позиция по данному вопросу нашла свое отражение в следующих документах: Письма Минфина России от 17.03.2008 N 03-03-06/1/184, от 28.03.2008 N 03-03-06/4/18, УФНС России по г. Москве от 02.08.2005 N 20-12/54789, от 22.12.2005 N 20-12/95335, ФНС России от 06.09.2010 N ШС-37-3/10674, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.11.2008 N Ф04-6742/2008(15365-А46-40), Ф04-6742/2008(15373-А46-40).)

Учитывая противоречивость позиций контролирующих органов и судов по данному вопросу, у предприятий существуют налоговые риски при списании задолженности в расходы, принимаемые для целей налогообложения по налогу на прибыль, на основании акта судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания и постановления об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного документа.

4. Создание резерва по сомнительным долгам.

При наличии сомнительных долгов в бухучете организация обязана создать одноименный резерв (п. 70 Положения по ведению бухучета и отчетности).

Как мы знаем, сомнительный долг в бухгалтерском учете – это дебиторская задолженность, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в срок, установленный договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Резерв по сомнительным долгам в бухучете является оценочным значением. Его создание, увеличение или уменьшение в обязательном порядке должны отражаться в бухучете в составе расходов или доходов. Об этом сказано в пункте 4 ПБУ 21/2008.

Оценочное значение – актив (обязательство), стоимость (величину) которого организация определяет самостоятельно.

Согласно п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Резерв по сомнительным долгам может быть сформирован следующим образом:

— определяется задолженность контрагентов, которая не была погашена в сроки, определенные договорами, и не обеспечена необходимыми гарантиями (сомнительные долги);

— отдельно по каждому сомнительному долгу определяется сумма, на которую необходимо создать резерв, в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Такой порядок предусмотрен пунктом 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Для обоснования созданного резерва по сомнительным долгам необходимо разработать критерии, по которым величина дебиторской задолженности с просрочкой платежа будет включена в резерв (количество дней просрочки платежа; величина отнесения суммы дебиторской задолженности в резерв по сомнительным долгам за минусом кредиторской задолженности, по которой можно провести зачет встречных требований).

Что касается определения платежеспособности должника (вероятность погашения дебиторской задолженности) в целях определения величины резерва по сомнительным долгам в бухучете, то однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Чтобы оценить платежеспособность должника, организация должна собрать доступную информацию о его деятельности. Например, для получения информации о возможной ликвидации должника в налоговой инспекции следует запросить выписку из ЕГРЮЛ.

Одним из источников информации о платежеспособности контрагента является его бухгалтерская отчетность (Бухгалтерский баланс и Отчет о прибылях и убытках). Получить ее можно по запросу в органах статистики. По данным отчетности рассчитывается ряд стандартных коэффициентов, значения которых отражают финансовое положение должника.

На основании полученных сведений принимается решение о величине резерва или о списании задолженности, нереальной для взыскания.

Признаки неплатежеспособности дебиторов (критерии вероятности погашения долгов), при наличии которых организация включает их задолженность в резерв по сомнительным долгам, нужно закрепить в учетной политике для целей бухучета. Это следует из пунктов 6, 7 ПБУ 1/2008.

Порядок формирования резерва по сомнительным долгам в бухучете законодательно не урегулирован. Поэтому организация должна разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухучета. При этом бухгалтер вправе использовать порядок создания резерва по сомнительным долгам, установленный статьей 266 Налогового кодекса РФ. Такой подход позволяет избежать образования разниц, предусмотренных ПБУ 18/02.

Что касается вопроса периодичности отчислений в резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете, то необходимо отметить, что отчисления в резерв по сомнительным долгам являются изменением оценочного значения (п. 4 ПБУ 21/2008). Изменения оценочных значений отражаются в бухучете в составе расходов того отчетного периода, в котором эти изменения произошли. Таким образом, отчисления в резерв нужно отражать в бухучете с той периодичностью, с которой организация формирует бухгалтерскую отчетность: ежеквартально или ежемесячно (ст. 14 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Отчисления в резерв по сомнительным долгам учитываются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Операции, связанные с созданием и использованием резерва по сомнительным долгам, учитываются на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам».

Создание, а также периодические отчисления в резерв в бухучете отражаются проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 63.

— создан (увеличен) резерв по сомнительным долгам.

Покупатель может погасить задолженность, по которой организация создавала резерв, полностью или частично. В этом случае необходимо восстановить часть резерва, которая относится к этой задолженности. В бухучете необходимо сформировать проводки:

Дебет 51 (50) Кредит 62

— погашена задолженность покупателя (заказчика);

Дебет 63 Кредит 91-1

— восстановлен резерв в части погашенной дебиторской задолженности.

Аналитический учет дебиторской задолженности по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» должен быть организован таким образом, чтобы была возможность получить всю необходимую информацию о задолженности, которая не оплачена в срок. Такие требования установлены Инструкцией к плану счетов.

Если задолженность покупателя выражена в иностранной валюте, величина резерва определяется исходя из суммы дебиторской задолженности по курсу соответствующей валюты на дату создания резерва (отчетную дату).

Бухучет активов, обязательств и хозяйственных операций в России ведется в рублях (п. 1 ст. 8 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому создание и изменение величины резерва по сомнительным долгам следует отражать в рублях.

Создание резерва по сомнительным долгам не относится к операциям в иностранной валюте и не является признанием актива или обязательства, выраженного в иностранной валюте (п. 1, 4 ПБУ 3/2006).

Сумма резерва по задолженности, выраженной в иностранной валюте, не переоценивается, так как это не предусмотрено пунктом 7 ПБУ 3/2006. Однако по результатам инвентаризации организация вправе скорректировать резерв в связи с пересчетом дебиторской задолженности по официальному курсу Банка России на отчетную дату. Это следует из пункта 3.54 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Дело в том, что в бухгалтерской отчетности дебиторская задолженность отражается за вычетом резерва по сомнительным долгам (п. 35 ПБУ 4/99). Тем самым достигается достоверность информации о деятельности организации и ее имущественном положении (п. 3 ст. 1 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Если организация не скорректирует сумму резерва по задолженности, выраженной в иностранной валюте, величина реальной дебиторской задолженности будет искажена.

В бухгалтерской отчетности дебиторская задолженность показывается за вычетом образованного резерва. Информация о созданном резерве раскрывается в Пояснениях к Бухгалтерскому балансу и Отчету о прибылях и убытках. Такой порядок установлен пунктом 35 ПБУ 4/99.

В заключении необходимо отметить, что если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

5. Списание кредиторской задолженности.

В заключении хотелось бы сказать пару слов о кредиторской задолженности.

1. Рассмотренные нами особенности проведения, оформления и отражения результатов инвентаризации дебиторской задолженности распространяются так же и на кредиторскую задолженность.

2. Кредиторскую задолженность перед поставщиком, которую невозможно оплатить, следует списать. Сделать это нужно в двух случаях:

— по задолженности истек срок исковой давности (три года с того момента, как

фирма последний раз признала этот свой долг);

— фирме стало известно о том, что кредитор ликвидирован.

Сумму списанной кредиторской задолженности необходимо включить в состав прочих доходов в бухгалтерском учете и в состав внереализационных доходов в налоговом учете.

Списание кредиторской задолженности отражают записью:

Дебет 60,62, 76 Кредит 91-1

— списана кредиторская задолженность.

После списания задолженности ее сумму в балансе не отражают.